القــســم الإداري
أهدافه أعداد الملاكات وتطبيق القوانين والتعليمات المتعلقة بشؤون الأفراد وتأمين أعمال الإدارة والخدمات، ويتضمن القسم (13) شعبه :-
أ-شعبة الأفراد لفروع بغداد
تتولى كافة الأعمال المتعلقة بملاك فروع بغداد وهي كآلاتي :
– أعداد الملاكات السنوية للموظفين ضمن الموازنة العامة وتحديد عدد الدرجات الوظيفية والأشراف على
تطبيق القوانين والأنظمة والتعليمات المتعلقة بتنظيم شؤون الأفراد ومتابعة تنفيذها .
– مراقبة مسك السجلات والبطاقات والاستمارات المتعلقة بشؤون الأفراد واقتراح تطويرها وتعديلها
والأشراف على تنظيم وفتح أضابير الخدمة .
– الأشراف على أعداد وتطبيق أنظمة الحوافزوتقييم أداء الكادر الوظيفي ووصف الوظائف وتنظيم توزيع
القوى العاملة وفقاً لاحتياجات العمل .
– إنجاز المعاملات المتعلقة بالإجازات الاعتيادية والمرضية والدراسية .
– تشكيل اللجان بكافة أنواعها تحقيقيه تدقيقية فنية.
– المشاركة في عضوية اللجان ذات العلاقة بشؤون الأفراد .
– إنجاز معاملات التعيين وإعادة التعين والنقل والتنسيب والإعارة والتقاعد و الاستقالة.
– تشغيل نظام الأفراد على الحاسبة الإلكترونية وإدخال جميع المتغيرات لغرض تنظيم الإحصاءات
المطلوبة عن القوى العاملة
ب-شعبة الأفراد لفروع المحافظات
تتولى كافة الأعمال المتعلقة بملاك فروعالمحافظات وهي كآلاتي :
-أعداد الملاكات السنوية للموظفين لفروع المحافظات ضمن الموازنة العامة وتحديد عدد الدرجات الوظيفية والأشراف على تطبيق القوانين والأنظمة والتعليمات المتعلقة بتنظيم شؤون الأفراد ومتابعة تنفيذها .
-مراقبة مسك السجلات والبطاقات والاستمارات المتعلقة بشؤون الأفراد واقتراح تطويرها وتعديلها والأشراف على تنظيم وفتح أضابير الخدمة .
-الأشراف ووصف الوظائف وتنظيم توزيع القوى العاملة وفقاً لاحتياجات العمل .
– إنجاز المعاملات المتعلقة بالإجازات الاعتيادية والمرضية والدراسية .
-المشاركة في عضوية اللجان ذات العلاقة بشؤون الأفراد .
-إنجاز معاملات التعيين والنقل والتنسيب والإعارة والتقاعد والاستقالة.
جـ -شعبة الخدمات الإدارية لفروع بغداد
تتولى هذه الشعبة المهام بالنسبة لفروع بغداد التالية :
– وضع خطط خاصة بتأمين احتياجات أعمال الخدمات الإدارية لكافة فروع الهيئة ومتابعة تنفيذها.
-الأشراف على الإدارة الداخلية للدائرة ومراقبة التزام الموظفين بأوقات الدوام الرسمي وتنظيم تسجيل دخول
المراجعين لأقسام الدائرة .
– تقدير احتياجات الدائرة من الخدمات بالتنسيق مع مدراء الأقسام والعمل على تأمينها.
– التفاوض مع متعهدي الخدمات ومراقبة تنفيذ العقود الخاصة بذلك .
– متابعة موقف الآليات الخاصة بالهيئة ومتابعة موقف الخزين الإستراتيجي للمشتقات النفطية.
– تأمين مستلزمات الاحتفالات بالمناسبات الوطنية الكبرى .
– تأمين احتياجات الاقسام والفروع من الاثاث وكافة احتياجاتها .
– الاشراف على تأمين مستلزمات الدفاع والسلامة في الاقسام والفروع .
د-شعبة الخدمات الإدارية لفروع المحافظات
تتولى هذه الشعبة المهام التالية بالنسبة لفروع المحافظات :
– وضع خطط خاصة بتأمين أعمال الخدمات الإدارية ومتابعة تنفيذها بالنسبة لفروع المحافظات.
– تقدير احتياجات الفروع من الخدمات بالتنسيق مع مد راء الفروع والعمل على تأمينها .
-التفاوض مع متعهدي الخدمات ومراقبة تنفيذ العقود الخاصة بذلك .
هـ -شعبة السجلات والأضابير
تتولى هذه الشعبة المهام التالية :
– أعداد خلاصات الخدمة للموظفين كافة .
– الأشراف على شعبة الأضابير الشخصية وحفظ الكتب داخل الأضابير.
– وتأشير السجلات يومياً من خلال بنك المعلومات الوظيفي ، وأعداد السجلات الخاصة بترقيم أضابير
وتحديثها.
– المحافظة على سرية المراسلات في الأضابيرالشخصية .
– متابعة التعبئة الإحصائية لكافة الموظفين الهيئة وفروعها .
– إنجاز ومتابعة إصدار هويات الخاصة للموظفين ودفاتر الاسواق المركزية.
و – شــعبة التقاعـد
– متابعة احالة الموظفين على التقاعد وفق قانون التقاعد الموحد رقم 27 لسنة 2006.
– تزويد هيئة التقاعد الوطنية / صندوق التقاعد بيانات الموظفين ومايطرأ عليها من تغييرات شهرياً في قرص مدمج (CD ) بالإضافة الى القوائم.
– متابعة مبالغ التوقيفات التقاعدية البالغة (19%) وبالتنسيق معالقسم المالي.
– ارسال المعاملات التقاعدية للموظف المحال على التقاعد الى الهيئةاعلاه بيد مخول.
ز-شعبة الصــادرة
-استلام البريد من داخل الهيئة وخارجها من كافة مؤسسات الدولة وجهات اخرى.
– اصدار بريد الهيئة العامة للضرائب داخل الهيئة وخارجها.
– توزيع البريد داخل الهيئة وخارجها.
حـ -شعبة التعيين والملاك
– دراسة وتدقيق مدى توفرالشروط القانونية للمرشحين لتولي الوظيفة العامه
– استكمال إجراءات التعيين من حيث الشهادة الدراسية والسن القانوني والسلامة البدنية وحسن السيرة
والنزاهة والسلامة من اجراءات المسالة والعدالة
– دراسة مدى الحاجه الى التعاقد وفقا” لا حكام القوانين النافذة وقرارات مجلس الوزراء
-اصدار الأوامر الخاصة باستقالة الموظفين
ط-شعبة العلاوات السنوية
تتولى هذه الشعبة المهام التالية :
– تدقيق استحقاق الموظفين للعلاوات السنوية من حيث انطباق الشروط المقررة قانونا” عليه
– اصدار الاوامر الخاصة بالعلاوة والترفيع اعتبارا” من تاريخ الاستحقاق اذا لم يكن للموظف دور في تأخير
استحقاقه .
– اعداد كتب الشكر والتقديروإصدار الاوامر الادارية المتضمنة ترتيب الآثار الناجمة عن توجيه الكتب .
– اصدار الأوامر الخاصة بنقل وتتسيب الموظفين بعد تدقيق شروط النقل والتنسيب ومتابعه اصدار الأوامر
الادارية الخاصة وأعداد كتب المباشرة والانفكاك.
ي- شعبةالاجازات والايفادات
-تدقيق استحقاق الموظفين للأجازات ولكل صنف من أصناف الاجازات ولأقسام وفروع الهيئة كافة
-اعداد الدراسات المطلوبة التي تحتاجها الوزارة والتنسيق مـع وزارة التعليم العالي والبحث العلمـي
بخصوص الاجازات الدراسية والزمالة والبعثات ومتابعه عودة الموظف بعد انتهاء الاجازة.
-متابعة انقطاع الموظفين عن الدوام الرسمي.
-اصدار الأوامر الادارية الخاصة بإيفاد الموظفين داخل وخارج العراق .
ك-شعبة المخازن
– متابعة استلام وتسليم المواد والأثاث واحتياجات الهيئة كافة
– متابعة ادخال المواد اعلاه مخزنيا وإخراجها وإدخالها في السجلات المخزنية
ل – شــعبةالصـيانــة
تتولى هذه الشعبة المهام التالية:
أولا- مهام هندسية
– استلام وتمشية البريد اليومي الخاص بالهندسة .
– أجراء الكشوفات الموضعية وتثبت واقع الحال مع رسم المخططات اللازمة لذلك وتحديد النواقص ان وجدت
للهيئة وفروعه بغداد والمحافظات .
– أعداد جداول كميات النواقص المطلوبة للأبنية وحساب كلفتها .
– دراسة المقترحات المقدمة من قبل مدراء الفروع بشأن تطوير الأبنية او إضافة بناء مع حساب الكلفة
التخمينية .
– الأشراف على تنفيذ الأعمال المدنية والكهربائية ومتابعته بعد موافقة السيد المدير العام علي تنفيذه للهيئة
وفروعها بغداد والمحافظات.
– تحديد الطاقة الاستيعابية لكل بناية من فروع الهيئة من ناحية عدد الموظفين وزخم العمل .
ثانياً -المهام الكهربائية
– القيام بأعداد جرد من بداية كل موسم للأجهزة الكهربائية وفرز العاطل من الصالح وتصليحها
لمقر الهيئة وفروعها .
– صيانة التأسيسات الكهربائية والأجهزة الكهربائية ومتابعتها حسب متطلبات العمل .
– حساب الكلف التخمينية للأعمال أعلاه (مواد+عمل) ويتم تنفيذ العمل من قبل كوادر الشعبة بعد
شراء المواد بالنسبة للتأسيسات الكهربائية .
م- شــعبةالمخــــازن(ملغاة) :
-استلام المواد بكافة أنواعها.
-تسجيل المواد المخزنية في سجلات المخازن ونظام المخازن في الحاسبة الإلكترونية.
-سندات الإدخال المخزني أو الإخراج المخزني.
ن – شعبة القوى العاملة
– اعداد تقارير شهرية تتضمن حركة القوى العاملة تقدم الى وزارة المالية وفق نظام الوزارة.
– اعداد التقارير الشهرية تتضمن حالات العقود وتقدم الى الوزارة.
– اعداد تقارير احصائية عم مختلف النشاطات الادارية وحسب النوع .
